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Assistante administrative H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d'énergie et de communication.

Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 52 200 collaborateurs s'engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.   

Référence

ByC_BUERNERGIESAFA1-24256  

Date de parution

06/05/2022

Description du poste

Filière Métier

SECRETARIAT/ADMINISTRATION

Intitulé du poste

Assistante administrative H/F

Contrat

CDD

Statut

Etam

Temps de travail

Temps complet

Durée du contrat

4 MOIS

Description de la mission

L’assistant (e)  administratif (-ve) Smart Energies accompagne une Business Unit à taille humaine et dynamique. En étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe, il/elle est la personne de confiance et polyvalente qui organise et et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à lui apporter son support ainsi qu'à l'équipe de développement et de production:

Business - Appui en phase remises d'offres commerciales
Suivre les procédures d’appels d’offres (sourcing, candidature, audition, …)
Aider à la constitution des documents de validation interne groupe
Collecter et mettre à jour des éléments juridiques / pièces administratives / CV équipe
Aider à la constitution des dossiers de réponse (mise en place de template, relecture et mise en forme des offres, compilation des docs)
Autres en coordination équipes (études, analyse et veille via des plateformes publiques notamment)

Gestion contractuelle
Assurer le suivi de certains dossiers (contrat Sous-traitants/pièces administratives/accords de confidentialité)
Faciliter le workflow de validation, signature et diffusion (e-paraph, papier si besoin)

Administration production / financière
Passer les commandes matériel (Pablo) et prestations de services (SAP)
Suivre la réception des commandes en coordination avec l'équipe de production et la gestionnaire d'écarts
Assurer le suivi des actifs (matériels, équipements, EPI) y compris étalonnage et autres indicateurs (base Access)
Réaliser le suivi des formations/habilitations – mise à jour des passeports sécurité
Mensuellement réaliser la facturation clients et les situations sous-traitants

Support équipe pour les évènements internes et externes
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
Assurer la logistique des déplacements et réservation des salles équipes France / international (ponctuellement)
Coordination avec l'équipe admin central (Atlantis / BU Energy / Energy et Industry / BYES)
Assurer en amont la préparation des réunions d'équipes y assister et en rédiger les comptes rendus

SharePoint - animation documentaire
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
Communiquer et faire appliquer les règles d'"housekeeping" et l'arborescence (présentation nouveaux entrants)
Optimiser les fonctionnalités du SharePoint (formation interne)

Profil

vous avez un esprit entrepreneur et pro actif (ve) et autonome.
Très bonnes maitrise de l’environnement office.
Idéalement avec une première expérience sur des missions similaires notamnent sur la participation à des appels d’offre
Idéalement avec une première expérience sur SAP

Localisation du poste

Localisation du poste

France, France, Rhone-Alpes, RHONE (69)

Ville

26 rue du Général Mouton Duvernet, 69003 Lyon, France